Trabajo en equipo: Impulso o freno en el Comercio Exterior

Trabajo en equipo: Impulso o freno en el Comercio Exterior

“Reunirse en equipo es el principio, mantenerse en equipo es el progreso, trabajar en equipo asegura el éxito” Henry Ford

Sabemos que el comercio exterior por sí mismo representa un complejo proceso tanto legal como operativo, en donde los tiempos resultan de vital importancia y los errores pueden costar dinero, por lo cual pocas veces se considera relevante voltear atrás y analizar un tema tan parcialmente resuelto como lo es el trabajo en equipo.

En Chapper Consulting nos sentamos en conjunto a analizar diferentes tipos de dudas o problemáticas de nuestros clientes en materia de comercio exterior, buscando enviarles un proyecto de mejora preventivo, y al desentrañar el proceso que indujo al error encontramos que en algún punto, al menos desde mi perspectiva, el trabajo en equipo tuvo alguna injerencia en el asunto.

Por esta razón hace unos días, tratando de deconstruir el tema, ingresamos a nuestras redes la pregunta “¿cuál creen que sea el mayor reto que se enfrenta el trabajo en equipo?” las respuestas fueron variadas, aunque la más nombrada fue la falta de comunicación.

Imaginemos esta situación común:

i) El equipo de ingeniería solicita la adquisición de una pieza especial para usarla en planta sin dar más información.
ii) El equipo de compras solicita a su proveedor en el extranjero la cotización sin considerar tiempos de entrega.
iii) El Project Manager presiona para obtener lo antes posible la pieza sin embargo le informan que por logística tardará semanas en llegar a destino.
iv) Después de meses la parte es retenida en Aduana, pues el Agente Aduanal no cuenta con información suficiente para poder determinar la fracción arancelaria y cumplir con regulaciones y restricciones no arancelarias.
v) En reunión para definir soluciones, los equipos se señalan los unos a los otros como los responsables de la dilación.

Ahora bien, seguramente cada uno interpretaremos la situación de forma diferente y con base en nuestro conocimiento determinaremos que uno u otro es el culpable, incluso existen varias fórmulas de análisis que podrían encontrar parcialmente la causa raíz.

Por ello, hoy buscamos retomar el tema desde otra perspectiva, no como un problema sino aportando soluciones o puntos de enfoque que puedan mejorar a nuestros equipos de trabajo y prevenir situaciones comunes.

1. Comunicación. “El elefante blanco de la habitación” es aquel tema que todos saben que es un problema pero nadie está dispuesto a resolverlo o incluso por más que se toque en reuniones no encuentran maneras de dar arreglo.

En este rubro considero esencialmente que el grupo se conozca, sepa claramente cuál es la labor de cada uno con el fin de dar información directa al responsable. Evitar a toda costa obviar información.

Esto coadyuvará en la apertura a nuevas soluciones, proyectos, métodos de mejora, etc.

a) Comunicación efectiva. Con ella conseguimos transmitir el mensaje de una forma entendible y clara para el receptor sin provocar dudas, confusiones o posibles interpretaciones equivocadas.
b) Comunicación objetiva. Esta ayudará a evitar las barreras en el mensaje como lo es obviar información o no considerar barreras del idioma.
c) Comunicación asertiva. La doctora Andrómeda Valencia Ortiz la define como expresar de forma clara necesidades, pensamientos racionales y emociones acordes a la situación o el contexto, siendo positivas o negativas pero de forma clara y respetuosa, mostrando equilibrio entre lo que piensan, sienten y hacen . Esta apoyará en gran medida situaciones de estrés, conflicto o reuniones en donde se busquen soluciones, no culpables.

2. Sentido de pertenencia. En ese punto se busca crear o reforzar el sentimiento de cohesión en valores y objetivos símiles, creando un entorno de confianza e integración en los miembros.

3. Objetivos. Caminar sin rumbo no es opción. En este punto me refiero a conocer a la perfección que se busca, que las metas sean específicas y claras para todos antes de iniciar cualquier proyecto.

Allan Mulally dijo “Tener una visión no es suficiente. Hay que movilizar a todos mediante una estrategia, un plan claro e indicadores de rendimiento precisos”

4. Liderazgo. Guía y apoyo, evitando el micromanagment. Brinda confianza y seguridad al equipo respecto del trabajo que realizan, da refuerzos positivos por los éxitos obtenidos y es el encargado de realizar la división del trabajo. Conoce a los miembros con el fin de poder ubicarlos en las labores en las que mejor se desarrollan.

Como bonus me gustaría agregar otros dos, que aunque algunos no lo consideran así, reafirman el trabajo en equipo sobre todo en materia de comercio exterior:

5. Capacitación. Este punto se ingresa pues conocemos la necesidad en nuestra materia de que el equipo obtenga herramientas, conocimiento y habilidades pero a su vez potencialice el aprendizaje colaborativo.

6. Actividades de integración. Relacionado con reforzar el punto uno y dos. Ayudará a que los integrantes encuentren temas de interés mutuo fuera del trabajo y empatía, lo que alienta un ambiente laboral saludable.

Como conclusión puedo decir que los mejores equipos que he conocido se desarrollan bajo estos preceptos incluso sin un líder, entienden que la clave del éxito está en la capacidad de sus miembros, los desarrollan y reman hacia el mismo lado pues conocen a donde se dirigen.


[1] Véase en: https://www.aragon.unam.mx/fesaragon/public_html/documents/vida_universitaria/compromisounam/comunicacion-asertiva-la-clase-de-las-relaciones-interpersonales-satisfactorias.pdf

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